روابط ذات صلة |  التحميل | الأسئلة الأكثر شيوعا | خريطة الموقع | الموقع الجغرافي لمبنى الديوان |  نموذج طلب الحصول على المعلومة
mainlogo-(2).jpg       


          English  |  عربي
الصفحة الرئيسيةهيكلية الدولةالتشريعاتالتوظيفالقوى البشريةالدور المجتمعيالبيانات والدراساتالعلاقات المحلية والعربية والدوليةاتصل بناالديوان في صور
You have an old version of Adobe's Flash Player. Get the latest Flash player.
Skip Navigation Links.

هدف المديرية:


تنظيم وتوفير كافة الخدمات الإدارية والمالية وتأمين شراء الاحتياجات المادية والتكنولوجية اللازمة بعمل الديوان والإشراف على جميع الإجراءات المتصلة بإدارة الشؤون الإدارية والمالية فيه، والعمل على تحسين الخدمات المقدمة وتنظيم وإدارة وحفظ السجلات والمراسلات وانجاز خدمات الطباعة وخدمات الصيانة والسلامة العامة والنقل، وإعداد مشروع موازنة الديوان السنوية.

الأقسام الإدارية المرتبطة بالمديرية:


‌أ.   قسم الشؤون الادارية والمالية

‌ب.  قسم اللوازم والمشتريات.

‌ج.  قسم القلم

‌د.   قسم الخدمات الإدارية والصيانة. 

د.1 شعبة الحركة

د.2 شعبة الصيانة

 

مهام الأقسام


أ. قسم الشؤون المالية


1.    إعداد خطة مالية قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى.

2.    إعداد موازنة الديوان الجارية والرأسمالية وفقاً للخطة الإستراتيجية متوسطة المدى وبالتعاون مع مختلف المديريات.

3.    إعداد الأوامر المالية العامة والخاصة قبل وبعد صدور قانون الموازنة العامة.

4.    متابعة حساب الأمانات الخاص بديوان الخدمة المدنية لدى وزارة المالية.

5.    متابعة تسليم الشيكات لمستحقيها.

6.    الحصول على براءات ذمة من الشركات مثل (الكهرباء والمياه والمصفاة).

7.    تنظيم مستندات صرف اقتطاعات الموظفين من رواتبهم وإرسالها إلى الجهات ذات العلاقة وإعداد الحوالات والسقوف المالية الشهرية.

8.    تنظيم مستندات صرف رواتب الموظفين وتدقيقها وصرفها حسب الأصول.

9.    إدارة المخصصات المالية وصرفها وفقاً لمستندات مالية مدققة ومطابقة للأنظمة والقوانين المعمول بها.

10.  إعداد تقارير مالية دورية ورفعها للجهة صاحبة الاختصاص سواء كانت داخلية أو خارجية لتساهم في عملية اتخاذ القرارات المناسبة.

11.  السعي الدائم لأتمتة الأنظمة المالية والإجراءات المحاسبية بهدف رفع كفاءة وجودة الأعمال المالية في الديوان.

12.  إعداد موازنة الرواتب والعلاوات لديوان الخدمة المدنية وتحديد رواتب الوظائف والعقود.

13.   عكس قرارات الرواتب للموظفين شهرياً.

14.  تقديم مقترحات حول آلية منح المكافآت واحتساب المكافآت والحوافز وبدل العمل الإضافي.

15.  إعداد دراسات حول الكلف والرواتب والمؤشرات الإحصائية الخاصة بجانب الرواتب والعلاوات.

ب. قسم اللوازم والمشتريات


1.  إعداد خطة مشتريات سنوية.

2.  تنظيم عملية إدخال وصرف اللوازم في المستودعات وفقاً للتشريعات المعمول بها وترحيلها على السجلات الرسمية ونظام إدارة المخزون الحكومي.

3.  متابعة عطاءات دائرة اللوازم العامة الخاصة بالوزارات والدوائر الحكومية.

4.  تطبيق نظام اللوازم في عملية الشراء والتخزين.

5.  متابعة عهدة الموظفين.

6.  تنظيم وجرد المستودعات.

7. استخدام نظام إدارة المخزون الحكومي في تنفيذ مهام اللوازم في الديوان.

8. تحديث نظام إدارة علاقاتالموردين للمشتريات.

9. استلام الدفاتر والسجلات والمستندات الرسمية في دائرة اللوازم.

   

ج. قسم القلم 


1.    المبادرة باقتراح القيام بإرسال نسخ الكترونية من البريد الصادر للجهات الخارجية حيث تم التعميم على كافة دوائر الخدمة المدنية بتسمية ضابط ارتباط و تحديد الايميل الرسمي الخاص به، لإرسال واستلام النسخ الالكترونية من البريد لضمان عدم التأخير ووصول الكتب الرسمية بثلاثة طرق (الاستلام يدوياً/ الفاكس/ الايميل)، والعمل جار على استلام ردود الدوائر للبدء في تطبيق المقترح.

2.    تم تحديث جميع أرقام الفاكسات الخاصة بكافة  الجهات الخاضعة لأحكام الخدمة المدنية من خلال الاتصال الهاتفي بالمعنيين .

3.    تم عمل كشف لتنظيم عملية تسليم التعاميم الصادرة عن الديوان.

4.    استلام البريد الوارد للديوان من الوزارات والدوائر والمؤسسات الرسمية وغير الرسمية ومن شركة البريد الأردني.

5.    فتح مغلفات البريد الوارد وفرزه حسب الموضوع وتحويله للمديرية المعنية.

6.    إعطاء الأولوية في توريد البريد للكتب الواردة من الدوائر المهمة مثل (رئاسة الوزراء) وتحويله مباشرة لمكتب عطوفة الرئيس للتنسيب والتوجيه، ثم إعادة تحويلها وأرشفتها حسب تنسيب عطوفة الرئيس.

7.    إدخال البريد الوارد على نظام الصادر والوارد وأرشفتها الكترونيا بعد إعطاء الأرقام التسلسلية.

8.    عمل سجل الوقائع يدوياً لكل كتاب  وارد بحيث يتم فيه تسجيل بيانات الكتاب الوارد لمتابعة سير الكتاب والإجراءات عليه.

9.    تسجيل الكتب الواردة على دفتر خاص بتسليم الكتب للمديريات المعنية مقابل التوقيع.

10.  القيام بتوريد جميع البريد الوارد من الكتب الرسمية عن طريق الفاكس وختمها بختم الفاكس لضمان عدم تأخير الكتب لحين وصول النسخة الأصلية.

11.   استلام البريد الصادر من مكتب عطوفة الرئيس وعطوفة الأمين  العام وباقي المديريات والوحدات الإدارية.

12.  التدقيق على الكتب الصادرة من حيث وجود المرفقات والتوقيع قبل البدء بالتصدير، علماً بأن التدقيق هو من مهام المديرية المعنية.

13.  فرز البريد الصادر حيث يتم فرز التعاميم الخارجية والداخلية والقرارات الإدارية والكتب الرسمية.

14.  البدء بتصدير الكتب حيث يتم إدخال معلومات الكتاب على نظام الصادر والوارد وحفظها وإعطاءها الأرقام التسلسلية ثم أرشفتها الكترونيا.

15.  تنسيخ الكتب للمعنيين من خلال تصوير الكتاب بعدد النسخ، وتغليف  النسخ للجهات الخارجية (وزارات، دوائر...)، وتغليف النسخة الأصلية وتسليم جميع البريد لشعبة  الحركة و/أو شركة البريد الأردني حسب أهمية الكتاب.

16.  نشر التعاميم الداخلية الكترونياً من خلال البريد الالكتروني (الايميل) للموظفين.

17.  القيام بتغليف التعاميم الخارجية وإرسالها للجهات  المعنية ونشرها عن طريق الفاكس.

18.  إعداد نسخة ورقية من بريد التداول وتمريرها للإدارة العليا ومتابعة توقيعها، علماً بأنه تم منح صلاحيات للسادة المدراء للاطلاع على بريد التداول الكترونياً.

 

19.  استقبال المراجعين من خلال موظف استقبال يقوم بالرد على استفساراتهم وانجاز معاملاتهم بكفاءة عالية وبالسرعة الممكنة.

20.  الرد على استفسارات المراجعين هاتفياً من خلال موظفي قسم القلم.

21.  القيام بتغليف المطبوعات والنشرات الخاصة بالديوان وإرسالها للجهات الخارجية.

22. تفعيل خدمة البريد الصادر إلكترونيا من خلال إرسال الكتب الصادرة بعد تصديريها للدوائر والمؤسسات الحكومية عن طريق البريد الإلكتروني الرسمي للدائرة.

23. تفعيل خدمة إرسال التعاميم الخارجية إلكترونيا إلى الدوائر والمؤسسات الحكومية عن طريق البريد الرسمي بالإضافة إلى نسخة بالفاكس والنسخة الورقية.

24. عمل دفتر استلام خاص بالبريد الوارد من الوزارات والدوائر الحكومية.

د. قسم الخدمات الإدارية والصيانة


1.    تنفيذ أعمال الصيانة العامة لجميع مرافق الديوان وموجوداته وإدامة هذه الصيانة بشكل دائم وتجديد عقود الصيانة

2.    إجراء التفقد اليومي والتأكد من سلامة الأجهزة العاملة ( التبريد والتدفئة ) وأنظمة الإنذار للحريق والمصاعد والمقسم والخطوط الهاتفية

3.    إدامة خدمة النظافة لمبنى الديوان ومتابعة وإشراف على تنفيذها حسب الشروط والعقد المبرم مع الشركة المحالة عليها عطاء النظافة

4.    تقديم خدمة النقل بواسطة مركبات الديوان للقيام بالأعمال الرسمية من توزيع بريد وشراء مستلزمات الديوان

5.    استخدام سجلات تبين كلفة النفقات المصروفة على المركبات من وقود وصيانة حسب أوامر العمل وتجديد بوالص التأمين

6.    تقديم خدمة الاتصال الهاتفية والرد على المكالمات الواردة للديوان من خلال مقسم الديوان وتقديم خدمة المراسلين للمديريات

7.    توفير حراسة آمنة لمبنى الديوان وعلى مدار أربع وعشرين ساعة متواصلة

8.    تقديم خدمة التصوير للكتب الرسمية والوثائق ومختلف احتياجات الديوان من تصوير الوثائق

9.    متابعة قيام المتعهد بتنفيذ أعمال الصيانة المطلوبة ووفق عقود الصيانة المقدمة منه

10.    المشاركة في اللجان  المختلفة