|
|
مديرية الشؤون الإدارية والمالية
هدف المديرية
تنظيم وتوفير كافة الخدمات الإدارية والمالية وتأمين شراء الاحتياجات المادية والتكنولوجية اللازمة بعمل الديوان والإشراف على جميع الإجراءات المتصلة بإدارة الشؤون الإدارية والمالية فيه، والعمل على تحسين الخدمات المقدمة وتنظيم وإدارة وحفظ السجلات والمراسلات وانجاز خدمات الطباعة وخدمات الصيانة والسلامة العامة والنقل، وإعداد مشروع موازنة الديوان السنوية.
الأقسام الإدارية المرتبطة بالمديرية:
- قسم الخدمات الإدارية والصيانة.
- قسم الشؤون المالية.
- قسم اللوازم والمشتريات.
مهام الأقسام:
أ. قسم الخدمات الإدارية والصيانة
- استخدام الأنظمة الإدارية المحوسبة والمتمثلة في نظام الصادر والوارد والأرشفة ونظام الحركة.
- استلام الكتب الواردة وتسجيل الكتب الصادرة وإدخال بياناتها على نظام الصادر والوارد وتأمين الكتب الواردة للجهات من مديريات ووحدات إدارية وإرسال الكتب الصادرة إلى الجهات الخارجية من دوائر ووزارات.
- تقديم المستوى المطلوب من خدمات الطباعة للمديريات وخدمات اتصالات الديوان وإجراء الصيانة الدائمة لمبنى الديوان، وتوفير حراسة آمنة للمبنى.
- تقديم خدمات التنقلات بالسيارات الرسمية لمديريات الديوان واستخدام سجلات تبين هذه التنقلات ومصروفها من الوقود.
- إدامة الصيانة النظافة العامة للمبنى وتوفير كافة المستلزمات الإدارية له.
ب. قسم الشؤون المالية
- إعداد خطة مالية سنوية.
- إعداد موازنة الديوان الجارية والرأسمالية وفقاً للخطة الإستراتيجية متوسطة المدى وبالتعاون مع مختلف المديريات.
- إعداد الأوامر المالية العامة والخاصة قبل وبعد صدور قانون الموازنة العامة.
- تنظيم وإعداد الحوالات والسقوف المالية الشهرية.
- تنظيم رواتب الموظفين وتدقيقها وصرفها حسب الأصول.
- إدارة المخصصات المالية وصرفها وفقاً لمستندات مالية مدققة ومطابقة للأنظمة والقوانين المعمول بها.
- إعداد تقارير مالية دورية ورفعها للجهة صاحبة الاختصاص سواء كانت داخلية أو خارجية لتساهم في عملية اتخاذ القرارات المناسبة.
- العمل على أتمتة الأنظمة المالية والإجراءات المحاسبية بهدف رفع كفاءة وجودة الأعمال المالية في الديوان.
- إعداد موازنة الرواتب والعلاوات لديوان الخدمة المدنية وتحديد رواتب الوظائف والعقود.
- تنظيم الرواتب الإجمالية الشهرية لموظفي الديوان بما في ذلك الإجراءات الوظيفية المرتبطة فيها (الإجراءات التأديبية، تغيير المسميات الوظيفية، الإجازات بدون راتب، اللجان الطبية ...).
- تقديم مقترحات حول آلية منح المكافآت واحتساب المكافآت والحوافز وبدل العمل الإضافي.
- إعداد دراسات حول الكلف والرواتب والمؤشرات الإحصائية الخاصة بجانب الرواتب والعلاوات.
- تقديم المقترحات حول العلاوات الإضافية والتخصصات النادرة ومتطلبات العمل والوظائف.
ج. قسم اللوازم والمشتريات
- إعداد خطة مشتريات سنوية.
- تنظيم عملية إدخال وصرف اللوازم في المستودعات وفقاً للتشريعات المعمول بها.
- متابعة عطاءات دائرة اللوازم العامة الخاصة بالوزارات والدوائر الحكومية.
- تطبيق نظام اللوازم في عملية الشراء والتخزين.
|