هدف المديرية:
- إدارة الاتصال مع متلقي الخدمة ،من خلال التعامل مع المعاملات والشكاوى والاقتراحات والاستفسارات والملاحظات الواردة من مختلف القنوات وادارة متحف الوظيفة العامة بكفاءة و فعالية ؛لتعزيز الثقة بين الديوان ومتلقي الخدمة وترسيخ مفاهيم الديمقراطية والنزاهة .
الأقسام الإدارية المرتبطة بالمديرية:
- قسم خدمة الجمهور
- مركز الاتصال وصوت المواطن
- قسم العلاقات العامة والاتصال الخارجي
مهام ّالأقسام:
مهام قسم خدمة الجمهور
- تقديم الخدمات المختلفة لمتلقي الخدمة و الاجابة على جميع استفساراتهم وملاحظاتهم وتوجيههم للوصول الى الأقسام والمديريات المختصّة داخل ديوان الخدمة المدنية التي تلبي احتياجاتهم.
- ارشاد متلقي الخدمة لتقديم ( الشكاوى، الاقتراحات، الثناء) من خلال النموذج والصندوق المخصّص لهذه الغاية.
- ارشاد متلقي الخدمة للاستفادة من الخدمات الالكترونية التي اتاحها الديوان.
- توجيه متلقي الخدمة للتوجّه نحو الفرص البديلة التي تقدمها الجهات الداعمة لإنشاء المشاريع الريادية والصغيرة.
- فرز الاستدعاءت والمعاملات الواردة للقسم ثم تصنيفها حسب الجهة المخولة باجراء الخدمة وتحويلها للجهات المعنية .
مهامّ مركز الاتصال وصوت المواطن
- ادارة الاتصال مع متلقي الخدمة عبر جميع قنوات الاتصال المتاحة في الديوان(الهاتف-البريد الالكتروني- الSMS- وسائل التواصل الاجتماعي- الفاكس..الخ) بكفاءة وفعاليّة والمساهمة في تطوير الخدمات وإجراءات العمل بناء على ذلك.
- تحديد احتياجات متلقّي الخدمة و تقديم الدعم الفني والمشورة ، من خلال توضيح المعلومات الّلازمة لهم وتوفير الحلول أو البدائل المتاحة ،ثم تحويلهم للجهات المعنيّة الصحيحة او التنسيق معها (حسب منهجية الاتصال) -ان تتطلّب الامر- ثم ابلاغ متلقّي الخدمة بالردّ.
- توثيق جميع ما يرد لمركز الاتصال من متلقّي الخدمة الذين تواصلوا مع الديوان عبر وسائل التواصل المختلفة، و تصنيفها لغايات الاستفادة منها في اعداد الدراسات التحليليّة المتعلّقة بتقييم تجربة متلقّي الخدمة عبر قنوات الاتصال المختلفة مثل دراسة تحليل واقع الشكاوى وغيرها.
- إعداد التقارير الاحصائيّة الدوريّة حول واقع الشكاوى.
- تقييم جميع قنوات الاتصال في الديوان و فعالية ادائها بالاضافة لتقييم تجربة متلقّي الخدمة عبر تلك القنوات و اعداد الدراسات التحليليّة المتعلّقة بذلك .
- تطوير وتحديث قنوات الاتصال باستمرار بناء على احتياجات ومستجدات العمل والتعذية الراجعة من متلقي الخدمة بحيث تلبي احتياجاتهم ومتطلباتهم .
- توثيق بيانات متلقي الخدمة الذين يقومون بالتواصل عبر قنوات الاتصال المختلفة ، لغايات عمل ملفّ PROFILE) (لكل متلقّي خدمة بحيث يسهل تتبُّعه من خلال النظام الالكتروني.
- متابعة كوادر مركز الاتصال الوطني للخدمات الحكومية و الردّ على كافة استفساراتهم .
- إعداد تقارير شهرية عن اداء مركز الاتصال.
مهامّ قسم العلاقات العامة والاتصال الخارجي
- تقديم المعلومة الصحيحة والدقيقة للجمهور بصورة مستمرة ومنتظمة عن الديوان وسياساته وانجازاته
- متابعة عقد البرامج والانشطة التمهيدية لاقناع الجمهور بسياسات الديوان والترويج للقرارات الجديدة.
- تقديم المشورة للإدارة العليا حول التوجهات والخطط المستقبلية، والاشراف على تنظيم استطلاعات الرأي.
- الاشراف على إستقبال الوفود الرسمية للديوان ومرافقتها وتسهيل إجراءات إقامتها في المملكة وتسهيل مهمات الصحفيين والإعلاميين.
- الاشراف على تنظيم الاجتماعات والندوات والمؤتمرات وتنظيم ابرام مذكرات واتفاقيات التفاهم وحفظها.
- الاشراف على حفظ وتصنيف الوثائق الرسمية للديوان والتصريحات واللقاءات.
- وضع آلية للتنسيق الداخلي لجميع فعاليات الديوان (امتحانات، مقابلات مركزية، ورشات،...) لضمان عدم التضارب وتوفر جميع المستلزمات لذلك.
مهامّ شعبة متحف الوظيفة العامّة :
- متابعة وتوثيق مقتنيات المتحف وإجراء عمليات الجرد الدوري لها .
- فرز وتصنيف وارشفة وثائق المتحف بالتعاون مع المعنيين وتنظيم عرضها .
- العمل على متابعة عملية الترميم والتعقيم الكيميائي والتدعيم الحراري والحفظ الالكتروني للوثائق التاريخية، بالتعاون مع مركز التوثيق الملكي الأردني الهاشمي والجهات المختصة .
- تأمين مستلزمات السلامة العامة داخل المتحف بحيث يتمّ مراقبة وتوفير البيئة المناسبة من حيث الرطوبة والإضاءة والتهوية باستمرار .
- اعداد الكتيبات الترويجيّة عن المتحف .
- وضع التعليمات الخاصّة بدخول المتحف والحفاظ على مقتنياته ومتابعة تطبيقها .
- ارشاد الزائرين للمتحف وتزويدهم بالمعلومات الدقيقة عن المتحف ومقتنياته والردّ على استفساراتهم.
- إجراء الدراسات والبحوث التطويرية ؛ لتعزيز المتحف فنيّا ، ووضع خطط وبرامج العمل لتطوير وادامة المتحف .